Les services généraux d’une entreprise assurent la mise en place de moyens permettant un travail en toute sécurité des employés. Un responsable exclusif est généralement nommé au sein d’une société, mais leur prise en charge peut aussi être effectuée par le chef d’entreprise. Les services généraux englobent notamment plusieurs domaines et demandent l’application de compétences précises afin de maintenir le bon fonctionnement de l’entreprise.
Qu’est-ce que les services généraux en entreprise ?
Une définition services généraux standard correspond à l’ensemble des services essentiels pour le fonctionnement d’une société. Désignés communément par l’expression « facility management », ces moyens quotidiens intègrent principalement l’achat d’équipements en plus de fournitures, la gestion de la logistique ainsi que la sécurité et l’entretien des bâtiments avec leurs différents systèmes (informatiques, chauffages, électriques, etc.).
Les entreprises peuvent toutefois externaliser une partie ou la totalité de ses services, ce qui a par ailleurs engendré la création d’entreprises spécialisées dans ce type de prestations. Le département en charge des services généraux requiert également l’emploi d’un logiciel performant pour gérer les multiples responsabilités. Cependant, chaque entreprise possède ces propres priorités et chacune sera en mesure de favoriser un aspect des services par rapport à un autre.
Les impératifs à respecter dans le cadre de la gestion des services généraux
Le responsable des services généraux devra toujours tenir compte de la sureté des salariés durant la prise de décision. Cela implique d’autant plus l’amélioration des conditions de travail et le respect des diverses normes vis-à-vis des salariés. Dans ce cas, la personne en charge devra être en relation permanente avec les représentants du personnel, surtout avec le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail dans le but de renforcer la synchronisation des opérations et la diffusion des informations.
L’aspect environnemental s’est récemment introduit en tant que facteur imposé et un nombre croissant d’entreprises commence à intégrer ce dernier dans leurs activités. Toutefois, la limitation du budget et les obligations de rapports auprès des supérieures sont susceptibles d’être privilégiées au détriment du respect des normes publiées par l’Organisation Internationale de Normalisation.
Gérer les services généraux
Le choix des fournisseurs est primordial pour assurer la bonne gestion des services généraux. En effet, la majorité des tâches étant sous-traitée par organismes tiers, le responsable est tenu de trouver les prestataires habilités à délivrer les matériaux adéquats à chacune d’entre elles. La recherche se déroule en plusieurs étapes en débutant par l’identification et la rédaction des besoins au sein du cahier des charges. Les fournisseurs potentiels seront par la suite sélectionnés et l’entreprise pourra alors initier son appel d’offres. Les négociations avec les fournisseurs retenus caractérisent l’étape finale de la recherche.
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