Optimiser le classement de vos papiers administratifs avec ces combines

papiers administratifs

Pour ne pas perdre du temps dans la recherche d’un tel ou d’un tel papier parmi les milliers de dossiers non ranger dans votre placard, optimisez leur classement. Ainsi, il ne vous faudra que deux minutes pour trouver le dossier dont vous avez besoin. Cela peut prendre beaucoup de temps un petit investissement, mais c’est vraiment avantageux. Vous n’allez plus vous stresser puisque tout est déjà dans l’ordre. Ces combines efficaces vous aideront à faciliter le rangement.

Quels sont les dossiers à conserver

Il y a une majeure différence entre ranger les dossiers et ranger les dossiers utiles. Effectivement, c’est la male connaissance de ce système que presque tout le monde se trouve dans une impasse. La mentalité « tout garder, tout ranger » n’est pas du tout nécessaire. Si vous êtes de ceux qui veulent tout garder, repliez un peu. Faites le tri dans vos placards pour distinguer les documents qui vous seront utiles actuellement, ceux qui l’ont été dans le passé, vous pouvez les enlever. 

Il y a des papiers administratifs qu’il faut à tout prix garder au cas où il y aura un problème. Cependant, à chaque papier correspond une durée de conservation précise, tenez-en compte et dès que ce délai est dépassé, débarrassez-vous aussi du document. C’est la première étape pour avoir des documents bien rangés.

Deuxièmement, ne ranger que le minimum. Même si vous avez fait le tri des documents et il ne reste que ceux qui sont à jour, ne conservez pas tout. Effectivement, il n’y aura jamais autant de dossier à conserver que de place de rangement. Les papiers administratifs arrivent presque mensuellement, hebdomadairement, ou même journalièrement. Vous n’aurez jamais assez d’espace pour tout ranger. Vous allez vous-même apercevoir que ce sera un vrai travail de militant. 

Si possible, il est mieux d’avoir des factures dématérialisées. Vos clients indiqueront directement par mail ceux que vous devez payer. Cela devra être le cas pour toutes les prestations afin de limiter les dossiers en papier qui vous sont adressés afin d’optimiser votre rangement papier.

Utilisez des outils de rangement

À ce niveau, vous devrez déjà apercevoir qu’il y a beaucoup moins de documents à ranger et que l’espace prévu pour les contenir est oui ou non suffisant. Si la réponse est négative, si vous pensez que votre armoire ne sera pas suffisante, investissez dans un nouvel outil de rangement papier. Effectivement, vous n’aurez jamais moins de papier administratif à l’avenir, avoir plus d’espace pour le rangement est toujours avantageux.

  • Une étagère sera utile pour mettre les documents courants.
  • Les tiroirs avec dossiers suspendus peuvent contenir les documents dont vous n’allez consulter que très rarement.
  • Pour les documents importants, vous pouvez utiliser un trieur, un classeur accordéon, une valisette porte-document, un briefcase… Ainsi, vous pourrez les trouver rapidement en cas de besoin.
  • Les pochettes serviront à séparer les dossiers suivant les thèmes de rangement comme les besoins hiérarchiques.
  • Les classeurs à anneaux peuvent contenir plusieurs documents à l’intérieur. Par exemple, vous pourrez ranger là-dedans les documents administratifs concernant vos contrats durant toute l’année. Pour les dossiers plus volumineux, optez pour des chemises à soufflet.

L’importance de la dématérialisation

Les documents les plus importants que vous devez conserver doivent être dématérialisés pour optimiser le classement de vos papiers administratifs. Pour cela, veillez les scanner et conservez le fichier dans votre disque dur ou dans votre ordinateur. Ainsi, il y aura moins de risque de les perdre en cas d’accident comme l’incendie. 

Après stocker les dossiers dans un coffre-fort numérique. Comme cela, aucune autre personne ne pourra le voir sauf si vous leur donnez l’accès. Même si votre ordinateur ou votre disque dur tombe en panne inopinément, vos papiers sont parfaitement en sécurité.

En ligne, il y a des coffres-forts gratuits, mais les modèles payants sont toujours les plus fiables. Pour les papiers administratifs que vous devez conserver à vie, c’est une solution très pratique et opérationnelle.

Que faire des papiers que vous recevez tous les jours ?

Si vous avez fait le tri de tous les documents importants, vous pouvez facilement les ranger. Cela ne devrait plus vous causer de grand problème.

Mais pour éviter qu’un tel désordre se reproduise, prenez quelques précautions. Ne gardez pas tous les courriers, ou du moins, ne gardez pas les courriers dans leur intégralité. Par exemple, les attestations sont livrées avec un courrier de présentation, il n’est pas utile. Les factures d’énergie et des impôts ne doivent pas être gardés sauf si vous ne les avez pas encore payés. Conservez juste le vif du document et débarrassez le reste. Vous devez cultiver cette habitude pour éviter de conserver des paperasses inutiles.

Prévoyez des bannettes pour recevoir les documents qui arrivent quotidiennement comme ceux des managers. Ainsi, vous pourrez les caser facilement tous les jours. N’attendez pas que les papiers administratifs s’accumulent sur votre bureau, mais dès que vous avez un temps libre, passez au rangement. En étant plus stratégique, vous n’aurez plus à vous stresser.

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